各歸檔單位：

學(xué)校產(chǎn)生的各類(lèi)歸檔文件材料是學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，集中反映學(xué)校的發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色和管理水平，具有無(wú)法替代的憑證、參考、宣傳和教育作用。為進(jìn)一步做好2021年文件材料歸檔工作，按照《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部令第27號(hào)）《鄭州大學(xué)檔案管理辦法》等有關(guān)要求，現(xiàn)將具體事宜通知如下：

一、總體要求

1、各單位應(yīng)高度重視文件材料歸檔工作，并作為本單位日常管理工作的重要內(nèi)容，形成長(zhǎng)效機(jī)制。檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)安排并督促兼職檔案員按要求做好立卷歸檔工作，確保歸檔文件材料收集齊全，整理規(guī)范，歸檔及時(shí)。

2、各單位應(yīng)樹(shù)立“大檔案”意識(shí)，確保歸檔文件材料“應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸”，不得將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔文件材料放置歸檔單位自行保管或被個(gè)人占為已有。

3、凡產(chǎn)生的文件材料涉及多個(gè)部門(mén)的，由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔，相關(guān)部門(mén)協(xié)助提供材料。

4、各單位要及時(shí)確定檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，報(bào)送檔案與校史館備案，并擬寫(xiě)本單位“文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”，報(bào)檔案與校史館審核后執(zhí)行。

5、各單位在歸檔工作中應(yīng)加強(qiáng)與檔案與校史館的業(yè)務(wù)溝通，確保歸檔工作順利進(jìn)行。

6、財(cái)會(huì)檔案分室、基建檔案分室、出版檔案分室按照檔案分室檔案管理要求做好本部門(mén)文件材料歸檔工作。

二、歸檔范圍

1、按照《鄭州大學(xué)檔案館收集檔案范圍細(xì)則及工作方案》確定的歸檔范圍進(jìn)行整理歸檔。

2、2020年度學(xué)校各單位收到的上級(jí)及業(yè)務(wù)主管部門(mén)下發(fā)的與學(xué)校有直接關(guān)系并需要執(zhí)行的文件材料。

3、2020年度學(xué)校舉行重大活動(dòng)形成的文件材料，如：學(xué)校召開(kāi)黨代會(huì)、教代會(huì)、學(xué)代會(huì)（研代會(huì)）、團(tuán)代會(huì)及承辦省級(jí)以上大型體育賽事、重要會(huì)議及其他重大活動(dòng)、重要事件中形成的各類(lèi)文件材料。

4、2020年度學(xué)校獲得的省級(jí)以上證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗、光榮冊(cè)、重要題詞以及在校際交流中獲贈(zèng)的具有保存價(jià)值的各類(lèi)實(shí)物，實(shí)物類(lèi)材料應(yīng)隨相關(guān)紙質(zhì)文件材料同時(shí)歸檔。

5、2021屆畢業(yè)生合影照片（含電子版）并填寫(xiě)《畢業(yè)生合影照片備考表》（附件1）。

6、各單位在2020年度工作過(guò)程中形成的具有查考利用價(jià)值且辦理完畢的文件材料。

7、2020年度以前因特殊原因未及時(shí)歸檔須補(bǔ)充歸檔的各類(lèi)文件材料。

三、歸檔要求

1、文件類(lèi)的歸檔材料以“件”為單位歸檔。校內(nèi)發(fā)文的排列順序?yàn)椋赫尽獢M稿封面—底稿；上級(jí)來(lái)文的排列順序?yàn)椋何募幚砗灐?。正文須加蓋發(fā)文單位公章。底稿須使用碳素黑筆書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆、鉛筆等。OA辦公系統(tǒng)中形成的電子文件要求紙質(zhì)、電子雙套制歸檔。

2、科研、基建、設(shè)備等專(zhuān)業(yè)性歸檔材料,以“卷”為單位整理立卷，加蓋立卷單位公章，并保持歸檔文件材料的成套性、完整性。

3、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等已裝訂并符合裝訂要求的材料，以“冊(cè)（本）”為單位移交。

4、歸檔材料應(yīng)是加蓋公章的原件，復(fù)印件原則上不得歸檔。各類(lèi)文件材料用紙大小一律采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，圖件按此規(guī)格疊成手風(fēng)琴式，圖名、圖簽折在外面。歸檔文件材料要求字跡清晰、用紙規(guī)范，無(wú)圈畫(huà)修改、未作任何標(biāo)記、不含訂書(shū)釘?shù)冉饘傥?。使用傳真紙打印的文件須?fù)印，原件同復(fù)印件一起歸檔。計(jì)算機(jī)打印的文件材料須使用激光打印、不得使用噴墨打印、色帶打印。

5、歸檔材料必須完整，如正本與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件等，均應(yīng)齊全完整歸檔，不得遺漏和散失。兼職檔案員在整理過(guò)程中要逐卷（件）檢查，不得缺項(xiàng)、漏項(xiàng)，不要把屬于一個(gè)內(nèi)容的文件材料人為地分割開(kāi)或遺漏。

6、文件材料無(wú)論單面或雙面，只要有書(shū)寫(xiě)文字，都要一面編寫(xiě)一個(gè)頁(yè)號(hào)(空白面不編號(hào))；頁(yè)號(hào)的位置在每頁(yè)材料的右下角（反面為左下角），頁(yè)碼編寫(xiě)要求采用2B鉛筆書(shū)寫(xiě)，不漏號(hào)不重號(hào)。

7、實(shí)物類(lèi)（印章、證書(shū)、獎(jiǎng)杯等）、聲像類(lèi)歸檔材料（照片、圖片、音視頻等）須在編制題名時(shí)體現(xiàn)事由（事件）及時(shí)間、地點(diǎn)、人物等要素。

四、歸檔時(shí)間

1、按年度歸檔的各類(lèi)文件材料于5月31日前歸檔。

2、各教學(xué)部門(mén)按教學(xué)年度歸檔。

3、出版刊物于5月31前歸檔。

4、科研、基建等專(zhuān)題性、成套性的歸檔材料，在項(xiàng)目完成并通過(guò)鑒定驗(yàn)收后2個(gè)月內(nèi)歸檔。

5、聲像類(lèi)歸檔材料在活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔。畢業(yè)生合影照片于當(dāng)年學(xué)生離校前歸檔。

6、重大活動(dòng)產(chǎn)生的各類(lèi)文件材料應(yīng)在重大活動(dòng)項(xiàng)目結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔。

7、實(shí)物類(lèi)材料在形成后1年內(nèi)歸檔，確需在本單位保留一段時(shí)間的，應(yīng)先移交檔案與校史館編目、拍照，再辦理借出手續(xù)。

8、已故檔案應(yīng)在職工死亡五年后向檔案與校史館移交。

五、歸檔程序

1、文件材料歸檔時(shí)，檔案與校史館對(duì)文件材料的歸檔質(zhì)量進(jìn)行檢查驗(yàn)收，不符合要求的將不予接收，要求限期整改合格后重新歸檔。

2、歸檔單位需填寫(xiě)《歸檔文件材料移交表》（見(jiàn)附件2），移交表一式兩份，交接雙方簽字并加蓋所在單位印章后各留一份備查。電子版移交清單發(fā)送郵件至[email protected]。

文書(shū)類(lèi)檔案：張老師，67739683

其他類(lèi)檔案：王老師，67767732

附件：

1、《鄭州大學(xué)畢業(yè)生合影照片備考表》

2、《鄭州大學(xué)歸檔文件材料移交表》

檔案與校史館

2021年4月27日